Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Sekretaris Kelompok Informasi Masyarakat (KIM) pada umumnya berfokus pada peran administratif dan komunikasi internal dalam kelompok tersebut. Berikut adalah penjelasan umum tentang Tupoksi Sekretaris KIM:

Tugas Pokok:

1. Administrasi Kelompok:
   • Mengelola seluruh kegiatan administrasi dalam Kelompok Informasi Masyarakat (KIM), seperti pengarsipan surat, pembuatan laporan, dan dokumen-dokumen penting lainnya.
   • Menyusun agenda dan jadwal kegiatan rutin kelompok, termasuk pertemuan, pelatihan, dan kegiatan lainnya.
2. Penyusunan Laporan:
   • Menyusun laporan kegiatan dan perkembangan KIM secara berkala untuk dilaporkan kepada Ketua KIM, serta pihak-pihak yang berkepentingan (misalnya pemerintah daerah).
3. Pencatatan Keputusan dan Rapat:
   • Bertugas mencatat hasil rapat dan keputusan yang dibuat oleh kelompok. Ini mencakup pembuatan notulen rapat serta mendistribusikan hasilnya kepada anggota.
4. Koordinasi Internal:
   • Menjadi penghubung antaranggota KIM serta memastikan aliran informasi internal berjalan lancar.
5. Mengatur Surat Menyurat:
   • Bertanggung jawab atas korespondensi resmi, termasuk menyusun surat keluar dan menerima surat masuk.
6. Penyimpanan Dokumen Penting:
   • Menyimpan dokumen penting seperti notulen rapat, surat menyurat, dan dokumen terkait lainnya dengan baik.

Fungsi:

1. Koordinasi dan Komunikasi:
   • Memfasilitasi komunikasi antara pengurus KIM dengan anggota, serta dengan pihak luar (misalnya pemerintah atau lembaga terkait).
2. Pengelolaan Administratif:
   • Menjamin tertib administrasi dalam kelompok dan memastikan bahwa semua dokumen dan laporan tersimpan dengan baik dan dapat diakses ketika diperlukan.
3. Penyelenggaraan Kegiatan:
   • Membantu dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan KIM, bekerja sama dengan ketua dan anggota lain untuk memastikan kegiatan terlaksana sesuai rencana.
4. Penyebarluasan Informasi:
   • Mendukung penyebarluasan informasi publik kepada masyarakat melalui berbagai saluran komunikasi yang dimiliki oleh KIM.

Peran Sekretaris dalam KIM sangat penting karena mereka memastikan kelancaran operasional administratif dan menjadi penyangga utama dalam pengelolaan informasi, baik di dalam kelompok maupun dalam komunikasi dengan pihak luar.